İş görmək azdır, işi düzgün icra etmək daha vacibdir. Necə olur ki, gündə eyni saat çalışan 2 nəfərdən biri daha çox qazanır, daha çox uğur əldə edir? Uğura aparacaq iş görməyin sirri nədir? İşi necə icra etmək lazımdır ki, nəticədə uğur əldə edə biləsən? Bu suallara cavab vermək üçün iş prosesini analiz etmək, bu prosesi düzgün təşkil etmək lazımdır. İş düzgün təşkil olunsa uğurun yarısını artıq qazanmısınız.
İşi düzgün icra etməyin 5 əsas qaydası var:
1. Görüləcək işləri müəyyən et
İlk əvvəl görüləcək işin özünü müəyyən etmək, ümumi işi mümkün qədər çox və kiçik hissələrə bölmək lazımdır. İş nə qədər böyük və ağır görsənsə də, kiçik işçiklərə bölündükdən sonra işin nə qədər yüngül və asan olduğuna şahid olacaqsız. Həm də, əmin ola biləcəksiniz ki, ümumi iş bitəndə heç nə yaddan çıxmayıb. Misal üçün işçiyə hesabat hazırlamağı tapşırırsız. Bu tapşırığı kiçik hissələrə necə bölmək olar? Məlumatları toplamaq, onları cədvələ daxil etmək, cədvəl əsasında qrafiklər hazırlamaq və ümumi nəticəni qeyd etmək. Belə iş daha sistematik görsənəcək və daha yüngül icra olunacaqdır.
2. İcra vaxtlarını təyin et
Hər bir işin icra və bitmə vaxtını təyin edin, ardıcıllığı, işlərin bir-birindən asıllığını qeyd edin. Beləlik siz, hansı işin nədən sonra gəldiyini, hansı işin nədən asılı olduğunu daha aydın görəcəksiniz. Kiçik tapşırıqlara kiçik vaxt ayrıldığı üçün işçi tənbəlləşmək, işi son ana qədər saxlamaqdan kimi dərdlərdən qurtulacaq. Hesabat üçün məlumatların toplanmasına 30 dəqiqə vaxt ayrılıb? Saatı qoşub işə başlayırsız. Amma ümumi hesabata 4 saat ayrılıbsa əksər işçilər 3 saatını avaralanıb, bütün işləri 1 saat içində tələsik, səhv edərək hazırlamağa üstünlük verəcək. Bundan qaçmaq üçün kiçik işlərə vaxt təyin etmək daha düzgündür.
3. İcraçıları təyin et
İşçilər hər şeyi həll edir. Bu söz insan resursları menecerlərinin ən sevimli sözüdür. Həqiqətən də, işi görən insandan çox şey asılıdır. İşi düzgün icra üçün işi düzgün adama tapşırmaq lazımdır. Amma bu da hələ tam deyil. İşi tapşırdığınız adama işi görmək üçün səlahiyyət də vermək lazımdır. İşi düzgün görmədiyi halda daşıdığı məsuliyyətdən də xəbərdar edin. Tapşırdığınız işi görmək üçün işçini bütün resurslar ilə təmin edin. Hesabat hazırlamaq üçün işçiyə kompüter verməsəniz, kompüterdə excell proqramı olmasa adam necə işi icra edəcək? Belə gülməli səslənsə də təcrübədə buna oxşar misallar az deyil.
4. Nəzarət mexanizmini qur
İşlərin icrasına, icraçıların iş perfomansına nəzarət edəcək mexanizm qurun: bu işə məsul şəxsləri təyin edin, hesabat verməyin qaydasını və vaxtlarını müəyyən edin. Nəzarət təkçə işin sonuna deyil, işin icrası vaxtı da olmalıdır. İşi təhvil alanda görürsünüz ki, hesabat ancaq excell-dədir. Səbəbini soruşanda cavabı nə olur? Sən demə kompüterində Powerpoint proqramı yoxdur ki, təqdimatı hazırlaya bilsin. İşçi də bu barədə sizə məlumat verməyib. Niyə? Tənbəl və işdən yayınmaq istədiyinə görə? Ola bilər, amma əsas səbəb nəzarət mexanizmin olmamasıdır. Nəzarət olsaydı bu əksiklik vaxtında məlum olardı.
5. İşinin nəticəsini analiz edib nəticələr çıxart
Analiz etmək zərurəti təkçə uğursuz nəticələr üçün deyil. Hər bir işin sonunda, müsbət və ya mənfi nəticə olsun fərq etməz, işin görülməsini, effektivliyi və nəticəni düzgün analiz etmək lazımdır. Analiz sonunda ortaya çıxan nəticələri işə tədbiq etmək vacibdir. İş prosesini təkminləşdirəcək düzəlişlər və dəyişikliklər iş prosesini daha səmərəli və daha uğurlu edəcəkdir. İş prosesində mütəmadi görüşlər, dəyərləndirmələr keçirməyi, fərqlənən icraçıları həvəsləndirməyi, işin öhdəsindən gələ bilməyən işçiləri əvəz etməyi də unutmayın.
İş prosesinin təkmişləşdirilməsinin sonu yoxdur. Maksimal şəkildə təkminləşdirilən iş prosesi biznesin rəqabətqabiliyyətliyini artırır, işi qısa müddətdə uğurla bitirməyə imkan verir və maksimum mənfəət gətirir.
Bu yazını bəyəndinizsə “Hansı məqsədlər daha asan nail olunandır?” yazısını da qaçırmayın!
